Persondatapolitik

Persondatapolitik

Denne persondatapolitik beskriver, hvordan Abel & Skovgård Larsen behandler personoplysninger i forbindelse med sagsbehandling, hvidvask-foranstaltninger og ejendomsadministration.

Denne politik er en del af Abel & Skovgård Larsens samlede dokumentation for, at firmaet overholder den gældende persondatalovgivning.

1. Dataansvarlig

Abel & Skovgård Larsen er i de fleste tilfælde dataansvarlig. Det er for eksempel tilfældet i forhold den behandling af personoplysninger, der indgår i vores daglige forretningsaktiviteter, sagsbehandling og advokatrådgivning for vores klienter.

Den juridiske enhed som er ansvarlig for behandlingen af dine personoplysninger er:

Abel & Skovgård Larsen, Advokatfirma
CVR-nr.: 81 99 35 13
Sønder Allé 9
DK – 8000 Aarhus C
abel@abel.dk
Telefon: 89 31 90 00

2. Kontaktoplysninger

Har du spørgsmål til vores behandling af dine oplysninger, er du velkommen til at kontakte os på telefon 89 31 90 00 eller abel@abel.dk

3. Beskrivelse af behandlingen

Abel & Skovgård Larsen er meget opmærksom på at behandle og opbevare alle personoplysninger på en fortrolig og sikker måde.

Nedenfor har vi redegjort for til hvilket formål, vi behandler personoplysninger og information om hvornår og hvordan vi indsamler og anvender personoplysninger.

3.1 Advokatvirksomhed

I forbindelse med at vi leverer en ydelse til en klient, opretter vi en sag i vores elektroniske sagshåndteringssystem. På sagen vil der være tilknyttet en eller flere parter, som er en del af sagen, og som vi vil behandle en række oplysninger om.

Personoplysningerne bruger vi til at kommunikerer med parterne, behandle sagen samt foretage eventuelle registreringer hos myndighederne.

Vi behandler en række almindelige personoplysninger om parterne, herunder navn, virksomhed, adresse, titel, e-mailadresse og telefonnummer. Såfremt vi skal foretage registreringer i offentlige myndigheders databaser som eksempelvis virk.dk, tinglysning.dk eller minretssag.dk vil vi være nødsaget til at behandle andre almindelige personlige oplysninger, herunder CPR-nr. I nogle sager behandler vi også følsomme personoplysninger, eksempelvis i familieretlige sager eller erstatningssager.

Vi behandler herudover oplysninger om eksempelvis virksomheders ejere, bestyrelsesmedlemmer, medarbejdere, ansættelsesvilkår og andre ansættelsesretlige oplysninger, kunder og leverandører, personaleoplysninger, løn- og økonomioplysninger, aftalemæssige dispositioner, erstatningsforhold, bankoplysninger, familieforhold og så videre.

Vi modtager typisk personoplysningerne fra parterne selv, vores klient eller en anden person tilknyttet en af parterne.

Vi behandler personoplysningerne på grundlag af artikel 6.1.b i persondataforordningen, hvis du som klient er person, da behandlingen er nødvendig for at indgå eller opfylde aftalen om advokatbistand med vores klient. Hvis du er modpart i en sag, er behandlingsgrundlaget artikel 6.1.f om interesseafvejningsreglen, hvor den legitime interesse er at håndhæve eller forsvare et retskrav. Hvis der er tale om følsomme personoplysninger eller CPR-numre, er behandlingsgrundlaget artikel 9.2.f om at håndhæve og forsvare retskravet.

Skal vi foretage officielle registreringer, kan det være nødvendigt at dele personoplysninger med en række offentlige myndigheder via myndighedernes indberetningsportaler.

Vi opbevarer dine personoplysninger så længe, det er nødvendigt for det eller de formål, hvortil oplysningerne behandles. Personoplysningerne opbevares under hele klientforholdets beståen og i en efterfølgende periode på op til XX år. Ifølge vores forretningsbetingelser opbevares sagsakter på arkiv i 3 år regnet fra opdragets afslutning, hvorefter de makuleres.

3.2 Lovpligtig hvidvasktjek

I sager, der omhandler transaktion af værdier, er vi i lighed med andre advokatfirmaer omfattet af reglerne i lov om forebyggende foranstaltninger mod hvidvaskning af penge og finansiering af terrorisme (hvidvaskloven). Det betyder, at vi skal indsamle og opbevare identitetsoplysninger om alle klienter, herunder navn, adresse, CPR- eller CVR-nr. Vi vil have behov for at få oplysningerne bekræftet i form af eksempelvis kopi af dit pas og kørekort og/eller sygesikringsbevis. For selskabers og fondes vedkommende er vi endvidere forpligtet til at indhente og opbevare oplysninger og dokumentation for selskabets/fondens reelle ejerforhold.

Kilderne til indsamlingen af informationen vil altid være de berørte personer selv, og vi behandler oplysningerne på grundlag af artikel 6.1.c i persondataforordningen om overholdelse af retlige forpligtelser. Den retlige forpligtelse fremgår af hvidvaskloven.

Personoplysningerne opbevares under hele klientforholdets beståen og i en efterfølgende periode på 5 år som påkrævet ifølge hvidvaskloven.

3.3 Inkassovirksomhed

Abel & Skovgård Larsen er dataansvarlig i inkassosager og behandler personoplysningerne i forbindelse med administrationen af gældsinddrivelsesprocessen.

I forbindelse med behandling af inkassosager indsamler vi oplysninger om navn, adresse, virksomhed, titel, telefonnumre, e-mailadresse og fødselsdato. Vi er herudover i besiddelse af oplysninger om kravets størrelse, forløbet inden kravet blev overgivet til inkasso mv. samt andre relevante oplysninger.

Retsgrundlaget for behandlingen af oplysningerne er Abel & Skovgård Larsens legitime interesser med hensyn til udøvelse af advokathvervet, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra f, samt klientens retskrav, det vil sige for at det pågældende krav kan fastlægges, gøres gældende eller forsvares, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 9, stk. 2, litra f.

Personoplysningerne opbevares indtil sagen er afsluttet og i efterfølgende periode på op til 10 år.

I sager, der sluttes som uerholdelige, slettes oplysningerne efter 10 år fra arkiveringsdatoen, i henhold til forældelsesloven.

3.4 Ejendomsadministrationen

På vegne af en række udlejere, andelsboligforeninger og ejerforeninger foretager vi den daglige drift af en række foreninger og ejendomme. Vi behandler i den forbindelse en række oplysninger om vores kunder, lejere, fremlejere, ansøgere, bestyrelsesmedlemmer, viceværter, ejere og andelshavere i de ejendomme og foreninger, som vi administrerer.

For at kunne udføre administrationsarbejdet behandler vi en række personoplysninger, herunder navn, adresse, telefonnummer, e-mailadresse, CPR-nr., titel, erhvervs-og uddannelsesmæssig baggrund, familiemæssige forhold og betalingsoplysninger.

Vi indsamler og opbevarer alene dine oplysninger i forbindelse med bestemt formål eller andre lovlige forretningsmæssige formål. Dette sker blandt andet til brug for kommunikation, opkrævning og regulering af leje/boligydelse, opkrævning af forbrugsudgifter, administration af ejendommen herunder fraflytningssager og husordenssager, salg af ejendommen, andelsoverdragelse, fraflytning, udarbejdelse af generalforsamlingsreferater med videre.

Vi opbevarer dine personoplysninger, så længe det er nødvendigt, til opfyldelse af ovennævnte formål.

4. Sikker behandling af personoplysninger

Abel & Skovgård Larsen behandler personoplysninger fortroligt, og vi har ligeledes foretaget en række tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger med det formål at beskytte personoplysninger.

Ud over at vi har adgang til personoplysningerne, har Abel & Skovgård Larsen givet adgang til en række databehandlere. Vi bruger eksempelvis databehandlere i forbindelse med de drifts- og it-sikkerhedsmæssige opgaver, for eksempel backup, hosting af hjemmeside med videre, vi får løst eksternt. Opbevaring af eller etablering af adgang til oplysningerne hos databehandlerne er underlagt en række regler, og der er derfor indgået databehandleraftaler med disse databehandlere, der blandet andet skal sikre et passende sikkerhedsniveau, og herunder at oplysningerne ikke kommer uvedkommende i hænde.

5. Modtagere

Vi behandler oplysningerne fortroligt og videregiver ikke oplysningerne til tredjeparter, medmindre vi har fået samtykke hertil, eller vi har en retlig forpligtelse hertil.

Det kan i flere tilfælde være nødvendigt for os at videregive dine oplysninger til andre. Det kan eksempelvis være videregivelse af oplysninger til domstolene, offentlige myndigheder, banker, forsikringsselskaber og/eller andre advokater, fagforeninger og revisorer. Dette skyldes, at vi i mange tilfælde er forpligtede til at videregive oplysninger, eller fordi det er nødvendigt for at kunne varetage vores klienters interesser.

Derudover kan oplysninger overlades til eksterne leverandører, jf. punkt 4, herunder databehandlere, som bistår Abel & Skovgård Larsen med drift af virksomheden.

6. Dine rettigheder

Du har efter databeskyttelsesforordningen en række rettigheder i forhold til vores behandling af oplysninger om dig.

  • Du har ret til at få indsigt i de oplysninger, som vi behandler om dig
  • Du har ret til at få urigtig oplysning om dig selv rettet
  • I særlige tilfælde har du ret til at få slettet oplysninger om dig, inden tidspunktet for vores almindelige generelle sletning indtræffer
  • Du har i visse tilfælde ret til at få behandlingen begrænset
  • Du har i visse tilfælde ret til at gøre indsigelse mod vores ellers lovlige behandling af dine personoplysninger
  • Du har i særlige tilfælde ret til at modtage dine personoplysninger i et struktureret, almindeligt anvendt og maskinlæsbart format samt at få overført disse personoplysninger fra én dataansvarlig til en anden uden hindring.
  • Du har til enhver tid ret til at trække dit samtykke tilbage. Hvis du vælger at trække dit samtykke tilbage, påvirker det ikke lovligheden af vores behandling af dine personoplysninger på baggrund af det tidligere meddelte samtykke og op til tidspunktet for tilbagetrækningen.

Hvis du vil gøre brug af dine rettigheder skal du kontakte os.

7. Kontakt Datatilsynet

Du har ret til at indgive en klage til datatilsynet, hvis du er utilfreds med den måde, vi behandler dine personoplysninger på. Du finder Datatilsynets kontaktoplysninger på www.datatilsynet.dk

ABEL & SKOVGÅRD LARSEN
Advokatfirma
Sønder Allé 9
8000 Aarhus C

Tel. +45 89 31 90 00
abel@abel.dk
Linkedin

TILMELD NYHEDSBREV

MEDLEMSKABER

Danske AdvokaterEjendomsforeningen DanmarkForeningen af advokater med ejendomsadministration

© 2017 Abel & Skovgård Larsen